REJESTR SPRAW

Zarządzenie Nr B.0151 - 361/10

Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska

z dnia 29 grudnia 2010 roku

w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej

w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. z 2001 r. Dz. U. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) w związku z art. 69 ust. 1 pkt 2) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009r. Nr 157 poz. 1240)

zarządzam:

§ 1

Ustala się ramowe zasady funkcjonowania systemu kontroli zarządczej stanowiące ogół działań podejmowanych przez pracowników Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej, dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Wdrożone mechanizmy kontroli zarządczej obejmują działania wykonywane przez osoby uprawnione z mocy obowiązujących przepisów i powierzonych obowiązków, upoważnione
w zakresie powierzonych czynności stałych, czynności wykonywanych okresowo lub jednorazowo.

§ 2.

1. Kontrola zarządcza wykonywana jest w celu zapewnienia adekwatności, skuteczności
i efektywności oraz przestrzegania podstawowych zasad prowadzenia gospodarki finansowej
w szczególności na podstawie następujących kryteriów: legalności; rzetelności; celowości; gospodarności; przejrzystości.

1) W celu przestrzegania legalności działania, pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, a także niedopuszczenia do zaniechania ich stosowania.

2) Kryterium rzetelności wymaga wypełnienia obowiązków przez pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, należytego wypełnienia zadań przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych, zgodnie
z rzeczywistością, w wymaganych terminach z uwzględnieniem wszelkich okoliczności.

3) Stosowanie kryterium celowości polega na badaniu, czy działalność jest zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z planów działalności. W celu przestrzegania zasady celowości pracownicy są zobowiązani do zapewnienia zgodności prowadzonej działalności z celami
i zadaniami; zgodności z aktami, orzeczeniami, umowami i innymi normami.

4) Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane oszczędnie, wydajnie i efektywnie. W celu przestrzegania zasady gospodarności pracownicy są zobowiązani w szczególności do zapewnienia: wykorzystania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny; działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia do ograniczenia skutków tych szkód.

5) W celu przestrzegania zasady przejrzystości pracownicy są obowiązani między innymi do klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; sporządzania sprawozdawczości; stosowania obowiązujących zasad rachunkowości.

2. Funkcję koordynatora kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej powierza się Skarbnikowi Miasta w zakresie finansowo – księgowym oraz Sekretarzowi Miasta
w pozostałym zakresie. Koordynator kontroli zarządczej, koordynuje poszczególne elementy systemu kontroli zarządczej obejmujące w szczególności:

1) procedury nadzoru służbowego, określające czynności wykonywane w ramach hierarchii służbowej i powierzonych wg niej uprawnień,

2) procedury kontroli funkcjonalnej, określające czynności kontroli o charakterze zadaniowym, wykonywane przez kierowników w ramach powierzonych uprawnień i wg zakresu przedmiotowego zgodnego z wykazem stanowisk,

3) procedury wewnętrznej kontroli finansowej, określające czynności wykonywane w trakcie procesów i operacji przez upoważnionych pracowników w ramach powierzonych uprawnień
i zadań,

4) procedury kontroli instytucjonalnej, określające czynności kontrolne wykonywane przez stanowisko ds. kontroli wewnętrznej, realizowane zarówno w stosunku do komórek organizacyjnych Urzędu jak i jednostek organizacyjnych Miasta,

5) procedury audytu wewnętrznego ustalone przez koordynatora kontroli zarządzcej.

3. Kontrola zarządcza bazuje na informacji istotnej w trybie podejmowania decyzji
i wykonywania zadań realizowanych na wszystkich poziomach organizacji w zakresie oraz na warunkach określonych standardami kontroli ustalonymi komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych i obejmuje procedury kontroli zarządczej, tryby i sposoby wykonywania kontroli zarządczej (w tym dot. nadzoru służbowego, kontroli funkcjonalnej, kontroli finansowej, kontroli instytucjonalnej oraz czynności audytu wewnętrznego) wymienione w poniższych uszeregowanych tematycznie punktach. Punkty od 1 do 4 określają „Środowisko wewnętrzne”, punkty od 5 do 9 określają „Cele i zarządzanie ryzykiem”, punkty od 10 do 15 określają „Mechanizmy kontroli”, punkty od 16 do 18 określają „Informację i komunikację”, punkty od 19 do 22 określają „Monitorowanie i ocenę”.

Uregulowania dot. poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej zostały uregulowane wskazanymi niżej podjętymi odrębnie zarządzeniami Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska, uchwałami Rady Miejskiej lub określono je w niniejszym zarządzeniu, w tym przypadku każdy element stanowi odrębną regułę wymagającą stosowania.

Na system kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej składają się następujące elementy:

1) PRZESTRZEGANIE WARTOŚCI ETYCZNYCH

Urząd działa w oparciu o zasady osobistej i zawodowej uczciwości pracowników. Pracownicy powinni mieć świadomość konsekwencji, jakie może wywołać nieetyczne zachowanie lub działanie niezgodne prawem. Każde zauważone nieetyczne zachowanie pracownika musi zostać natychmiast zgłoszone kierownictwu urzędu. Przypadki nieetycznego zachowania podlegają analizie przez kierowników komórek organizacyjnych. Ujawnione przypadki nieetycznego zachowania mają wpływ na okresową ocenę pracowników. Szczegółowe uregulowania zawarto w następujących odrębnych dokumentach:

a) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-7/04 z dnia 14.05.2004 roku
w sprawie Regulaminu Pracy Pracowników Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej,

b) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-11/09 z dnia 15.06.2009 roku w sprawie określenia w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej regulaminu okresowej oceny pracowników.

2) KOMPETENCJE ZAWODOWE

Pracownicy Urzędu posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im skutecznie i efektywnie wypełniać powierzone zadania i obowiązki. Proces rekrutacji pracowników jest prowadzony w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy. Proces rekrutacji jest jawny i otwarty dla wszystkich zainteresowanych. Szczegółowe uregulowania zawarto w następujących odrębnych zarządzeniach:

a) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-7/09 z dnia 29.05.2009 roku
w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej,

b) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-11/09 z dnia 15.06.2009 roku w sprawie określenia w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej regulaminu okresowej oceny pracowników.

3) STRUKTURA ORGANIZACYJNA

Każdemu pracownikowi został przedstawiony na piśmie zakres jego obowiązków, uprawnień
i odpowiedzialności. Zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności dla poszczególnych komórek organizacyjnych jednostki zawarto w następującym odrębnym zarządzeniu:

Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-3/08 z dnia 19.02.2008 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej.

4) DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ

Uprawnienia poszczególnym pracownikom powierzono pisemnie z uwzględnieniem wagi podejmowanych decyzji i ryzyka z nimi związanego. Za bieżącą aktualizację pisemnych zakresów czynności odpowiedzialność ponoszą bezpośredni przełożeni pracowników. Upoważnienia i pełnomocnictwa dotyczące poszczególnych pracowników znajdują się w ich teczkach osobowych. Zakres zadań poszczególnych komórek i delegowanych uprawnień określono odrębnym zarządzeniem:

Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-3/08 z dnia 19.02.2008 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej.

5) MISJA

Szczegółowe uregulowania zawarto w Uchwale Rady Miejskiej w Kuźni Raciborskiej Nr XVIII/152/2004 z dnia 29 marca 2004r. - Strategia rozwoju Gminy Kuźnia Raciborska, w części dotyczącej wizji rozwoju Gminy:

- wysoka jakość życia mieszkańców gminy wynikająca z dobrych warunków materialnych oraz wspólnych wartości spajających lokalną społeczność,

- spójny rozwój gminy wyrażający się rozwojem wszystkich miejscowości, brakiem kolizji funkcjonalnych w przestrzeni, komplementarnością procesów rozwojowych, współpracą
w realizacji ważnych projektów strategicznych,

- harmonijny, długofalowy, zgodny z wymaganiami ekologii i potrzebami lokalnego rynku pracy rozwój gospodarczy gminy opierający się na aktywności gospodarczej mieszkańców, sile ekonomicznej lokalnych podmiotów gospodarczych, atrakcyjności inwestycyjnej gminy,

- wysoka aktywność mieszkańców gminy na polu społecznym i gospodarczym oraz w dziedzinie rozwoju osobowego,

- unikatowe walory środowiska przyrodniczego, wyróżniające cechy kulturowe, religijne
i historyczne tworzące pozytywny wizerunek gminy w województwie śląskim,

- duże możliwości absorpcji szans tworzonych przez otoczenie gminy, rozwój produktów i usług świadczonych na rzecz odbiorców zewnętrznych, wysoka atrakcyjność oferty turystyczno-rekreacyjnej i inwestycyjnej.

6) OKREŚLANIE CELÓW I ZADAŃ, MONITOROWANIE I OCENA ICH REALIZACJI

Cele i zadania w mieście Kuźnia Raciborska w co najmniej rocznej perspektywie wyznaczają następujące dokumenty: Uchwała budżetowa - jako dokument o podstawowym znaczeniu określający plany roczne; cząstkowe plany (roczne listy zadań, sporządzane przez kierowników komórek organizacyjnych) - wskazujące cele operacyjne; wieloletni plan finansowy - określający cele o podstawowym strategicznym znaczeniu z uwzględnieniem lat następnych, wykraczające poza rok budżetowy. Kierownicy komórek organizacyjnych prowadzą bieżącą ocenę (monitoring) realizacji zadań, mając na względzie istotne wskaźniki i kryteria, oceniają czy realizacja dokonywana jest bieżąco i prawidłowo. Realizacja zadań odbywa się przy bieżącym przekazywaniu informacji i danych, pomiędzy komórkami organizacyjnymi, stanowiskami pracy, skarbnikiem i kierownictwem urzędu, niezbędnych do wykonywania poszczególnych czynności objętych wymienionymi zadaniami. Uregulowania wskazuje Uchwała Nr LIV/484/2010 Rady Miejskiej w Kuźni Raciborskiej z dnia 30 września 2010 w sprawie trybu prac nad projektem uchwały budżetowej, Uchwała Nr LIV/483/2010 z dnia 30 września 2010 roku w sprawie zakresu i formy informacji o przebiegu wykonania budżetu Gminy Kuźnia Raciborska za I półrocze, informacji o kształtowaniu się wieloletniej prognozy finansowej oraz o przebiegu wykonania planu finansowego samorządowych instytucji kultury za I półrocze. Zasadnicze dokumenty określające plany strategiczne i raporty z ich realizacji publikowane są w Biuletynie Informacji Publicznej.

7) IDENTYFIKACJA RYZYKA

Przyjmuje się, że identyfikacja ryzyka odbywa się odgórnie i realizowana jest przez kierownictwo wyższego szczebla, oraz oddolnie i realizowana jest przez kierowników komórek organizacyjnych oraz poszczególnych pracowników i obejmuje ryzyka związane z ich komórką oraz wykonywanymi zadaniami. Ustala się, że identyfikacja to proces ciągły, należący do zadań każdego pracownika i kierownika w zakresie realizowanych zadań.

8) ANALIZA RYZYKA

Konieczność analizy ryzyka wynika z potrzeby lepszego zrozumienia charakteru zidentyfikowanego ryzyka, na które narażona jest jednostka i może obejmować
w szczególności: określenie przyczyny i skutku zidentyfikowanego ryzyka; odseparowanie niewielkiego ryzyka od istotnego ryzyka; ocenę rodzaju i kategorii ryzyka; powiązanie ryzyka
z celami organizacji. Ustala się, że analiza ryzyka to proces ciągły, należący do zadań każdego pracownika i kierownika w zakresie realizowanych zadań. Koordynatorzy kontroli zarządczej dokonują analizy ryzyka i składają burmistrzowi coroczny raport obejmujący wnioski przeprowadzonej analizy.

9) REAKCJA NA RYZYKO

W wyniku identyfikacji i analizy ryzyka w odpowiedzi na coroczny raport, burmistrz podejmuje stosowne decyzje (akceptuje działania). W stosunku do każdego istotnego ryzyka burmistrz akceptuje rodzaj reakcji (np. tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie) i działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

Charakter tych działań zależy od stopnia, w jakim można zaakceptować ryzyko; stopnia,
w jakim można kontrolować ryzyko; zakresu ubezpieczenia i innych metod przeniesienia lub współdzielenia ryzyka; relacji kosztów i korzyści zmniejszenia ryzyka. Burmistrz wyznacza pracowników odpowiedzialnych za minimalizację poszczególnych ryzyk, zleca audyt, kontrolę
i nadzór. Wyznaczeni do działania pracownicy informują burmistrza o podjętych czynnościach
i efektach. Pracownicy dokumentują realizowane czynności notatkami służbowymi (przechowywanymi w referacie) lub na wniosek koordynatora kontroli zarządczej, rocznymi sprawozdaniami dot. zadań podejmowanych w związku z reakcją na ryzyko. Burmistrz może wyrazić zgodę na odstąpienie od wymagania pisemnego dokumentowania podejmowanych działań.

10) DOKUMENTOWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

System kontroli zarządczej dokumentowany jest procedurami wewnętrznymi, instrukcjami, regulaminami, wytycznymi oraz innymi dokumentami wewnętrznymi wskazanymi w niniejszym zarządzeniu. Za aktualizację poszczególnych dokumentów odpowiedzialni są pracownicy wskazani w dziale "MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ". Przed przedłożeniem zmian do zatwierdzenia burmistrzowi, wskazani pracownicy obowiązani są do zasięgnięcia opinii koordynatora kontroli zarządczej. Koordynator kontroli zarządczej wyraża opinię dot. planowanych zmian, najpóźniej do 7 dni od przedłożenia dokumentu do akceptacji. Opinia koordynatora ma charakter informacyjny i dotyczy wpływu planowanych zmian na prawidłowość funkcjonowania systemu kontroli zarządczej. Procedury kontroli zarządczej obejmują również inne nie ujęte w niniejszym zarządzeniu uregulowania skutecznie regulujące sposoby i formy wykonywania czynności służbowych wpływające w sposób bezpośredni lub pośredni na zapewnienie realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, służące uzyskaniu racjonalnej pewności, że realizowane zadania wykonywane są należycie, w sposób zapewniający osiągnięcie założonych efektów.

Istotnym elementem kontroli zarządczej jest kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne referaty oraz wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.

Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określają następujące dokumenty:

a) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-3/08 z dnia 19.02.2008 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej,

b) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-1-9/03 z dnia 27.02.2003 roku ze zmianami w sprawie wprowadzenia w życie zasad dotyczących prowadzenia rachunkowości i kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej

11) NADZÓR

Szczegółowe uregulowania zawarto w następujących odrębnych zarządzeniach:

a) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-3/08 z dnia 19.02.2008 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej,

b) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-1-9/03 z dnia 27.02.2003 roku ze zmianami w sprawie wprowadzenia w życie zasad dotyczących prowadzenia rachunkowości i kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej.

12) CIĄGŁOŚĆ DZIAŁALNOŚCI

Ciągłość działania realizowana jest poprzez bieżące podejmowanie działań stanowiących element nadzoru. Celem zapewnienia ciągłości działania Urzędu, wdrożono szereg uregulowań podjętych odrębnymi zarządzeniami, w tym w szczególności:

a) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-3/08 z dnia 19.02.2008 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej,

b) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-7/04 z dnia 14.05.2004 roku
w sprawie Regulaminu Pracy Pracowników Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej,

c) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-11/09 z dnia 15.06.2009 roku w sprawie określenia w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej regulaminu okresowej oceny pracowników,

d) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-7/09 z dnia 29.05.2009 roku
w sprawie szczegółowego sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej

13) OCHRONA ZASOBÓW

Kwestię reguluje w szczególności następujący dokument:

Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-10/04 z dnia 5 lipca 2004 roku
w sprawie podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych stosowanych w celu ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym Urzędu Miejskiego
w Kuźni Raciborskiej. Zasoby chronione są również poprzez procedurę dostępu do pomieszczeń określoną w Zarządzeniu Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-7/04
z dnia 14.05.2004 roku w sprawie Regulaminu Pracy Pracowników Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej.

14) SZCZEGÓŁOWE MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZĄCE OPERACJI FINANSOWYCH

I GOSPODARCZYCH

Mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych określa Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-1-9/03 z dnia 27.02.2003 roku ze zmianami
w sprawie wprowadzenia w życie zasad dotyczących prowadzenia rachunkowości i kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej.

15) MECHANIZMY KONTROLI DOTYCZĄCE SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

W Urzędzie funkcjonują fizyczne lub logiczne mechanizmy kontroli, które ograniczają nieuprawniony dostęp do zasobów informatycznych mające na celu ich ochronę przed nieautoryzowanymi zmianami, utratą lub ujawnieniem. Każdy pracownik obsługujący system informatyczny w obszarze przyznanego mu dostępu do systemu sprawdza, czy nie wprowadzono nieautoryzowanych aplikacji oraz zmian w zainstalowanych aplikacjach. O stwierdzonych nieprawidłowościach informuje informatyka. Szczegółowe uregulowania zawarto w odrębnym dokumencie: Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-10/04 z dnia 5 lipca 2004 roku w sprawie podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych stosowanych w celu ochrony danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej

16) BIEŻĄCA INFORMACJA

Każdy pracownik ma prawo do pełnej, bieżącej i obiektywnej informacji. Następującymi dokumentami wprowadzono zasady tworzenia i podpisywania pism:

a) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-3/08 z dnia 19.02.2008 roku
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej,

b) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-7/04 z dnia 14.05.2004 roku
w sprawie Regulaminu Pracy Pracowników Urzędu Miejskiego w Kuźni Raciborskiej,

c) Zarządzenie Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-1-2/03 z dnia 15 stycznia 2003 roku w sprawie trybu przygotowania projektów uchwał Rady Miejskiej w Kuźni Raciborskiej oraz zarządzeń Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska.

Celem właściwego realizowania zadań, każdy z pracowników obowiązany jest do uzyskiwania informacji z zachowaniem hierarchii służbowej, jako elementu nadzoru, którego celem jest upewnienie się, że zadania Urzędu są właściwie realizowane.

17) KOMUNIKACJA WEWNĘTRZNA

Wszyscy pracownicy muszą otrzymywać informacje w procesie komunikacji z innymi pracownikami, zwłaszcza od swojego bezpośredniego przełożonego. Do sposobów uzyskiwania i przekazywania informacji o strukturze zalicza się między innymi: spotkania zespołów, zebrania, narady; komunikaty przekazywane są siecią informatyczną, informacje kierowane są do pracowników Systemem Obiegu Dokumentów.

18) KOMUNIKACJA ZEWNĘTRZNA

Pracownicy obowiązani są do zapewnienia efektywnego systemu wymiany ważnych informacji

z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań. Działania

w zakresie komunikacji zewnętrznej koordynuje Sekretarz Miasta.

19) MONITOROWANIE SYSTEMU KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej umożliwiające bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów, realizują pracownicy wskazani w niniejszym punkcie. Wyznaczone osoby bieżąco kontrolują aktualność
i skuteczność systemu kontroli zarządczej. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, bezzwłocznie informują koordynatora kontroli zarządczej. Oprócz wymienionych niżej pracowników system kontroli zarządczej monitorują koordynatorzy kontroli zarządczej. W celu realizacji monitorowania w sposób właściwy i kompetentny, zaangażowani pracownicy bieżąco konsultują z koordynatorem kontroli zarządczej podejmowanie działania, korzystają ze szkoleń, warsztatów i narad oraz samokształcenia. Za monitorowanie poszczególnych obszarów kontroli odpowiedzialni są następujący pracownicy:

a) Przestrzeganie wartości etycznych: Sekretarz Miasta,

b) Kompetencje zawodowe: Sekretarz Miasta,

c) Struktura organizacyjna: Sekretarz Miasta,

d) Delegowanie uprawnień: Sekretarz Miasta,

e) Misja: Kierownik Referatu Inwestycji i Budownictwa,

f) Określanie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji: Skarbnik Miasta, Sekretarz Miasta,

g) Identyfikacja ryzyka: Każdy z pracowników w zakresie realizowanych zadań,

h) Analiza ryzyka: Każdy z pracowników w zakresie realizowanych zadań,

i) Reakcja na ryzyko: Burmistrz, wytypowani pracownicy

j) Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej: inspektor odpowiedzialny za prowadzenie kontroli wewnętrznej,

k) Nadzór: Sekretarz Miasta,

l) Ciągłość działalności: Sekretarz Miasta,

m) Ochrona zasobów: Sekretarz Miasta,

n) Szczegółowe mechanizmy kontroli operacji finansowych i gospodarczych: Skarbnik Miasta,

o) Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych: Informatyk,

p) Bieżąca informacja: Sekretarz Miasta,

r) Komunikacja wewnętrzna: Sekretarz Miasta,

s) Komunikacja zewnętrzna: Sekretarz Miasta,

t) Monitorowanie systemu kontroli zarządczej: Koordynatorzy kontroli zarządczej,

u) Samoocena: Koordynatorzy kontroli zarządczej, wytypowani pracownicy,

w) Audyt wewnętrzny: Skarbnik Miasta,

x) Uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej: Koordynatorzy kontroli zarządczej, kierownicy jednostek i komórek.

20) SAMOOCENA

Do bieżącej samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej obowiązani są wszyscy pracownicy w ramach realizowanych zadań. W zakresie poszczególnych komórek organizacyjnych samoocenę koordynują kierownicy. Kierownicy bieżąco informują koordynatorów kontroli zarządczej o sytuacjach niepokojących wymagających interwencji. Dodatkowo do dnia 31 stycznia każdego roku, kierownicy sporządzają sprawozdania wskazujące w szczególności stwierdzone w ciągu roku poprzedniego problemy i metody ich rozwiązywania.

Wzór sprawozdania określają koordynatorzy kontroli zarządczej. Sprawozdania są zatwierdzane przez koordynatorów kontroli zarządczej, zbiorcze sprawozdanie przedstawione zostaje burmistrzowi (ustnie lub pisemnie), wyniki samooceny koordynatorzy uwzględniają
w planie kontroli na dany rok. Celem przeprowadzenia samooceny i wykonania sprawozdania, zaangażowani pracownicy bieżąco konsultują z koordynatorem kontroli zarządczej podejmowanie działania, korzystają ze szkoleń, warsztatów i narad oraz samokształcenia.

21) AUDYT WEWNĘTRZNY

Audyt wewnętrzny realizowany jest zgodnie z Zarządzeniem Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B-0152-11/09 z dnia 15.06.2009 roku w sprawie określenia w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej regulaminu okresowej oceny pracowników oraz Zarządzeniem Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska Nr B.0152-1-9/03 z dnia 27.02.2003 roku ze zmianami
w sprawie wprowadzenia w życie zasad dotyczących prowadzenia rachunkowości i kontroli wewnętrznej w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej.

22) UZYSKANIE ZAPEWNIENIA O STANIE KONTROLI ZARZĄDCZEJ

Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są w szczególności wyniki monitorowania systemu kontroli zarządczej, samoocena, przeprowadzone audyty i kontrole. Celem potwierdzenia prawidłowości funkcjonowania kontroli zarządczej, przedstawienia ustaleń i omówienia podjętych działań, koordynatorzy kontroli zarządczej organizują naradę pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych. Wyniki (wnioski) zatwierdza burmistrz. Potwierdzeniem uzyskania zapewnienia jest oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za poprzedni rok sporządzone do końca kwietnia każdego roku. Oświadczenia o stanie kontroli zarządczej podlegają publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu.

§ 3

Fakt zapoznania się z zasadami kontroli zarządczej potwierdzają poprzez złożenie oświadczenia, według wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia, wszyscy pracownicy zatrudnieni na stanowiskach kierowniczych.

§ 4.

Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikom komórek organizacyjnych.

§ 5.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

BURMISTRZ

(-) Rita Serafin

 

 

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr B.0151 - 361/10

Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska z dnia 29 grudnia 2010 r.

w sprawie: wprowadzenia systemu

kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej

OŚWIADCZENIE

Niniejszym oświadczam, że przyjęłam/przyjąłem do wiadomości i ścisłego przestrzegania zasady kontroli zarządczej określone Zarządzeniem Burmistrza Miasta Kuźnia Raciborska
Nr B.0151 – 361/10 z dnia 29 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia systemu kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Kuźni Raciborskiej.

Zobowiązuję się postępować zgodnie z uregulowaniami zawartymi w ww. zarządzeniu oraz pozostałych wskazanych w zarządzeniu dokumentach. Jednocześnie zobowiązuje się do zapoznania z treścią niniejszych procedur podległych mi pracowników.

Symbol komórki organizacyjnej: ………………………………..

Data: ………………………………..

Imię i Nazwisko / Podpis: ………………………………..